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Autora Mtra. Natalia Bezanilla, Directora de la Firma BEZT INTL      El presente artículo tiene la intensión de nombrar los errores más “caros” en la administración del Anexo 24 y que incluso pueden repercutir en el Anexo 31.

Traté de identificar los 7 peores errores que podemos cometer si queremos tener unas descargas sanas y congruentes con la operación de la empresa de la Industria Manufacturera, Maquiladora y de Servicios de Exportación (IMMEX).

7 errores en la administración del Anexo 24

  1. No cuadrar con la información de la autoridad

Este es el punto de partida. No podemos hablar de una administración de Anexo 24 si no comenzamos por asegurarnos de que tenemos la misma información que tiene la autoridad de nosotros.

 

El archivo que nos comparte la autoridad en donde nos muestra todas las operaciones registradas en el Sistema de Automatización Aduanera Integral (SAII-WEB) bajo el RFC del importador lleva el nombre de Data Stage. Este es un archivo en formato ZIP que contiene a su vez 26 archivos txt. En los últimos archivos encontraremos uno con terminación “Resumen.asc”, y es el que nos va a indicar el periodo abarcado.

Para la obtención de este documento, siempre será necesario primero tramitar la matriz de seguridad ante las oficinas de la Administración Central en Ciudad de México. Una vez hecho esto, se pueden registrar los correos de las personas identificadas para recibirlo mensualmente.

Al contrario de su antecesor, “la glosa”, que solo mostraba datos generales de los pedimentos y solo algunas de las partidas, el Data Stage contiene el detalle a nivel partida de cada operación, es decir, muestra todos los campos de los pedimentos en un formato que puede consultarse de manera muy amigable.

Volviendo al punto medular, nuestro sistema debe contener la misma cantidad de pedimentos para poder cumplir con la principal obligación de demostrar el registro contable de las operaciones temporales y el tratamiento que se le da a la mercancía. A nivel detalle debemos observar de manera indispensable lo siguiente:

  • Que tengamos la misma cantidad de pedimentos, con las mismas claves y fechas de entrada/apertura y pago.
  • Que no existan operaciones fantasmas, es decir, facturas o pedimentos que nunca se cerraron y se quedaron solo como borrador, pudiendo generar saldos en la importación y retornos en la exportación.
  • Que a nivel partida tengamos misma fracción, descripción, unidad de medida, valor en aduana, valor dólares, país de origen y tasas de impuestos con sus respectivas formas de pago.
  • Que tengamos las rectificaciones de pedimentos correctamente registradas sin generar duplicidad en operaciones de importación o exportación.

 

  1. No mantener actualizado el catálogo de maquinaria, materias primas y productos terminados

La columna vertebral de cualquier sistema de Anexo24 son sus catálogos. Estos contienen la información suficiente y necesaria para generar las importaciones y exportaciones de cualquier mercancía que requiera la empresa IMMEX para su operación.

En este sentido, el mantener el catálogo actualizado, nos permitirá mantener el control adecuado de las fracciones arancelarias y sus NICOS (Número de Identificación Comercial), la forma en que se debe importar la mercancía considerando las preferencias arancelarias disponibles: PROSEC, TMEC, TLCUEM, R8, etc., así mismo, cuidará los valores y pesos que deban declararse de acuerdo con lo que se reciba del sistema de producción ERP, o directamente del área de finanzas. Finalmente, el catálogo correctamente administrado, nos permite también controlar las Regulaciones y Restricciones No Arancelarias (RRNA), o cualquier permiso a la importación.

Cuando hablamos de exportaciones, el catálogo va a definir los costos de materia prima, valores agregados, la clasificación arancelaria exacta, y cualquier restricción a la exportación.

Finalmente, si el catálogo define la fracción arancelaria, una incorrecta clasificación nos puede afectar directamente en lo que manifestemos en el Anexo 31.

Por consecuencia, la falta de mantenimiento de los catálogos, nos representa errores en descargas, errores en manifestaciones ante la aduana de permisos, regulaciones e impuestos y finalmente, errores en los reportes de Anexo 31. 

 

  1. No tener BOMs para todos los productos terminados y subensambles

Bueno, este es uno de los pecados más fáciles de identificar, pero no por eso el más sencillo de corregir ¿por qué? Porque el departamento de comercio exterior no es el dueño ni el generador de esta información, y siempre depende de otros departamentos para conseguirla.

Sin embargo, es vital. Cada producto terminado que exportemos sin un billete de materiales, son descargas inutilizadas, es decir, cantidades importantes de materias primas que están quedando sin descargar del Anexo 24, y, por lo tanto, del Anexo 31.

Luego seguimos con los subensambles sin BOM. Estos no son tan fáciles de identificar como los primeros, porque vienen contenidos dentro de la estructura del billete de materiales, y debemos tener la manera de distinguirlos de la materia prima y poderlos explosionar al momento de la descarga.

Aquí hay que poner doble atención en la programación del sistema de Anexo 24, pues debe ser capaz de considerar que los subensambles en ocasiones se importan como una parte, mientras que en otras ocasiones pueden ser compradas las partes para generarlo. La falta de configuración correcta de este aspecto nos puede generar grandes dolores de cabeza en las descargas.

 

Pecado más común y menos visible del Anexo 24

  1. No tener la misma unidad de medida en el BOM y en las importaciones

Este desgraciadamente es el pecado más común y menos visible del Anexo 24. Y nos remontaríamos al hecho ya mencionado de que comercio exterior no es el generador de la información de las compras internacionales, es el replicador de lo que los compradores pactaron, y únicamente agrega la información aduanera, ni tampoco es el generador de los BOMs.

Ejemplifiquemos el escenario más repetido en las operaciones de una empresa IMMEX. El área de compras hace su pedido en alguna unidad de medida determinada.  El vendedor manda su producto con la unidad de medida que suele comercializarlo. El documentador revisa el packing list, y registra las cantidades contenidas ahí, o cuando hay más labor de control,  verifica contra el catálogo de materia prima cuál debe ser la unidad de medida para utilizar una conversión y manifestarlo de acuerdo con esta referencia. Sin embargo, ingeniería puede estar utilizando en el BOM otra unidad de medida diferente incluso a todas las mencionadas. En otras palabras, pueden estar participando hasta tres unidades de medida (la de compras, la de importación y la de consumo). Si no tenemos esto detectado, podemos estar descargando de más o de menos.

Usemos el ejemplo de un rollo de vinil de 10 metros: se compra en pulgadas, se importa en centímetros y se consume en piezas. Lo que puede suceder es lo siguiente: la cantidad importada se registrará con la cantidad expresada en pulgadas (la del packing o factura) pero en centímetros, porque es la del catálogo, y su consumo será en la cantidad que correspondería a piezas porque es la del BOM. Si esto sucede así, ese vinil nunca lo vamos a terminar de consumir, y tendremos un saldo abierto eterno.

Negativos en el Anexo 24

Lo mismo podrá suceder al revés, tener cantidades de consumo muy grandes por la unidad de medida que generen negativos en el Anexo 24 y sobre descargos en el Anexo 31.

 

  1. No registrar las fechas correctas en las facturas y pedimentos

La mayoría de los sistemas de control de inventarios ofrecen ya una compulsa contra el multicitado y codiciado documento Data Stage. Normalmente, estos comparativos deben mostrar las diferencias que se puedan tener en las fechas de entrada y pago de pedimento, lo cual podría parecer suficiente.

Pensemos en aquellas empresas que usan pedimentos consolidados mensuales y semanales. Hoy están importando materia prima y mañana ya salió como producto terminado. Ninguno de los dos pedimentos (ni el de importación, ni el de exportación) se han cerrado cuando ya sucedió todo en el piso de producción.

Es por ello que los sistemas, al menos los robustos, ofrecen la posibilidad de descargar también por fecha de factura o por las fechas de los pedimentos. Lo más acercado a lo que sucede en la realidad es utilizar la fecha de factura, sobre todo en aquellos pedimentos que cierran 10 días después, o peor aún en los que se cierran hasta 45 días posteriores (V1), y todos sabemos de casos donde pueden ser todavía más días.

Entonces, ¿qué es lo que sucede en la práctica? La compulsa mencionada revisa las fechas de pedimento, pero no las de facturas. Si las descargas las realizamos considerando las fechas de factura y tenemos un error de dedo en la captura, como 2031 en lugar de 2021, ¿saben cuándo se va a descargar ese pedimento…?

 

  1. No mantener un histórico de las operaciones

El comercio exterior es muy cambiante: costos, presentación de las mercancías, y hasta fracciones arancelarias y por lo tanto sus tasas y preferencias. Y de la misma manera sucede con los productos terminados que elaboramos.

Todo esto toma más relevancia, y una muy trascendente, cuando no guardamos los cambios.

Incluso me han tocado empresas donde los números de parte un día son plástico y en dos años es madera. No quiere decir que eso está bien, simplemente sucede.

La importancia radica en conservar en la información histórica del Anexo 24 los datos tal cual se reflejaron en la factura real que se presentó a la aduana. ¡No debe cambiar de acuerdo con el catálogo! El catálogo puede cambiar, pero el histórico debe permanecer sin cambio.

Más dinámica es esta situación con los BOMs. Estos tienen una naturaleza mucho más cambiante. Incluso hay empresas que pueden tener un BOM por día, incluso un BOM por línea de producción. Es entonces donde debemos perpetuar la información de estas estructuras para que reflejen lo que se requería en ese momento histórico.

Créanme, al momento de una auditoría, el tener un sistema de control de inventarios que conserve el histórico en facturas y billetes de materiales, puede hacer la diferencia entre la tranquilidad y la angustia, y solo para meterle más sabor, nos cae como anillo al dedo la frase de “en el pecado se lleva la penitencia”.

 

  1. No tener un comparativo contra el inventario físico

¿Cómo sabemos si nuestro saldo abierto muy grande o muy chico? ¿En relación a qué es grande o chico?

Recuerdo que en alguna ocasión, al estar presentando reportes para una auditoría de la Administración General de Auditoría de Comercio Exterior (AGACE), el chico de aduanas decía “Nos va a ir muy mal, el saldo abierto es muy grande”.

Y la pregunta sería, ¿grande con respecto a qué? Bueno, pues el mejor parámetro que podemos tener es el inventario físico, es decir qué tan lejanos o cercanos estamos a este.

Las empresas normalmente hacen un inventario físico una sola vez al año. Hay que conocer bien los criterios de finanzas y producción al hacer este inventario, porque es posible que no contabilicen todo lo que pasó por la aduana, o bien, puede ser que contabilicen de más, como podrían ser compras nacionales. Si tenemos claros estos criterios, tendremos una mejor forma de comparar los saldos abiertos contra el físico.

Ahora bien, existe una alternativa para no tener que esperar todo un año a realizar esta compulsa, y es contra los inventarios financieros. Estos suelen ser una vez al mes. De igual manera, para que la comparación sea válida, se necesitan conocer los criterios, inclusiones y descalificaciones que toma la empresa para este reporte.

No podemos cerrar este punto sin antes mencionar otras consideraciones importantes. Debemos tener presente que los inventarios físicos reflejan lo que está exactamente en ese momento en piso. El saldo abierto por el contrario puede tener una variación de tiempo hasta de un mes por las operaciones virtuales. Esto significa que nunca van a ser completamente iguales, porque simplemente no están en los mismos tiempos. Sin embargo, podemos tener una variación razonable que representen las operaciones pendientes por cerrar.

Si realizamos un comparativo con el inventario físico y nuestra variación es mayor de un 20%, difícilmente tendrá una explicación lógica.

Esperamos que este artículo haya sido ilustrativo y les pueda contribuir a una mejor administración de su sistema de control de inventarios aduaneros.

 

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