En el contexto corporativo actual podemos encontrar distintas metodologías encaminadas a mejorar el desempeño organizacional y el gobierno corporativo, a través, de un control interno efectivo y un sistema de administración de riesgos para prevenir el no cumplimiento, tales como:
- COSO Internal Control-Integrated Framework
- Compliance Management Systems ISO 19600:2014
- OECD Good Practice Guidance on Internal Controls, Ethics, and Compliance
- US. Department of Commerce
- Export Compliance Program, por mencionar algunos.
Autor Mario Peña Flores, Director del Comité de Comercio Exterior de Index Chihuahua 2020 y Líder de Cumplimiento en Aduanas para Honeywell.
Independientemente de la metodología que se desee desarrollar o adoptar, es fundamental que como Profesionales de Cumplimiento en Comercio Exterior y Aduanas nos aseguremos que nuestro Programa de Cumplimiento o alguno de los Programas de Fomento al Comercio Exterior (comercio internacional) considere los siguientes elementos esenciales para que sea efectivo:
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Liderazgo y Soporte de la Dirección
Un programa de cumplimiento exitoso debe construirse sobre una base sólida, fundamento de la ética que está respaldada total y abiertamente por la alta dirección; de lo contrario el programa se convierte en un conjunto vacío de normas y reglamentos internos.
Debe haber compromiso activo y visible con el cumplimiento; pero además los estándares de cumplimiento requieren que las compañías tengan “Profesionales de Comercio Exterior y Aduanas” de alto rango, con autoridad y recursos para administrar el programa en el día a día.
Existe otro elemento, la “Cultura del Cumplimiento”, ese es el tono que se filtra y es absorbido por todos los demás en la empresa. Los empleados deben comprender la cultura de su empresa y las expectativas de cumplimiento que la acompañan.
Estándares y Controles
En general, se deben tener tres niveles de estándares y controles.
- Código de conducta. Toda empresa debe tener un Código de Conducta que debe expresar sus principios éticos. Sin embargo, un Código de Conducta no es suficiente.
- Normas y políticas. La empresa debe tener normas y políticas establecidas, debe existir un manual de cumplimiento relacionado a Comercio Exterior y Aduanas.
- Procedimientos. Todas las empresas deberían asegurarse de que se implementan procedimientos para confirmar que esas políticas se siguen y se hacen cumplir.
Evaluación de Riesgo
La velocidad del cambio en el mundo de hoy se está acelerando, y con él un panorama de riesgos siempre cambiante, con viejos riesgos que siguen siendo importantes y nuevos riesgos que aparecen en la escena. Las evaluaciones de riesgos de cumplimiento en Comercio Exterior y Aduanas no son solo sobre el proceso, sino también sobre los resultados y una comprensión profunda de los riesgos que enfrenta la empresa hoy en día.
La evaluación de riesgos enfoca a la alta gerencia en riesgos significativos y la concentración de riesgo más alta dentro de la organización, y proporciona la base para una consideración honesta de las acciones prioritarias necesarias para evitar, mitigar o remediar esos riesgos. Proporciona una herramienta crítica para la asignación de recursos, que como todos sabemos son escasos. Se requiere reevaluar estos riesgos de manera continua y transparente, que constantemente exponga nuevos riesgos.
Entrenamiento y Comunicación
La capacitación es una parte integral de cualquier programa de cumplimiento. Sirve para muchos propósitos, desde establecer el tono y las expectativas correctas, hasta un recordatorio de la importancia de las políticas y procedimientos de cumplimiento, y cambios en las regulaciones.
El programa de entrenamiento debe mantener el conocimiento de las fortalezas y los problemas en la organización y utilizar esa información para guiar la capacitación y las iniciativas de sensibilización.
Todos pueden tener una comprensión diferente de lo que es el cumplimiento en materia de Comercio Exterior y Aduanas, en función de una serie de factores como su experiencia laboral previa, educación previa e incluso la región donde se encuentran. Y si bien las diferentes experiencias son excelentes, los diferentes estándares de cumplimiento no lo son. Es esencial que todos en la organización tengan el mismo conocimiento del cumplimiento que todos los demás.
Monitoreo
Para el éxito de los esfuerzos de cualquier organización en la gestión de riesgos es fundamental un programa sólido de pruebas y monitoreo para ayudar a garantizar que el entorno de control sea efectivo. Todas las políticas, prácticas y procedimientos desarrollados para gestionar el riesgo son irrelevantes si se comprenden y ejecutan mal y, como resultado, no cambian el comportamiento de la organización.
Se debe comenzar con la implementación de controles apropiados, que deben ser probados y finalmente monitoreados y auditados regularmente. En el espíritu de las pruebas y el monitoreo continuos, también es crucial realizar evaluaciones culturales periódicas y reforzar los comportamientos deseados mientras se corrigen los negativos.
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