Autor Alejandro D Alcalde, Director, Americas Trade Compliance en Flex Manufacturing Mexico
Al hablar del diseño e implementación de un sistema de gestión de cumplimiento en comercio exterior, nos resulta inevitable pensar en la siguiente pregunta… ¿Por dónde comenzar?
Esta cuestión la podemos resolver inicialmente si nos enfocamos en estas tres actividades:
1. Entender el tipo de organización a que se pertenece
2. Entender el marco regulatorio que nos rodea
3. Analizar el estado actual de la organización
El entender muy bien el entorno que nos rodea, la actividad económica, comercial o social a la que se dedica la organización a la cual pertenecemos es clave para empezar el análisis situacional y comprender lo que debemos hacer:
1. Si necesitamos empezar desde cero a desarrollar procesos, procedimientos, políticas y lineamientos.
2. Si ya se tiene algo de trabajo avanzado y solo hay que dar continuidad, complementar y ajustar.
3. Si existen hallazgos o inconsistencias que impliquen hacer un análisis adicional para mitigar riesgos, calcular posibles contingencias legales e incluso contratar un asesor externo.
Es importante, además, conocer a nuestros proveedores, nuestros clientes, y nuestros socios comerciales a lo largo de la cadena logística.
Elementos y Elementales del Programa de Cumplimiento en Comercio Exterior
El Apoyo y Soporte de la Alta Gerencia
Es ELEMENTAL que desde Dirección general o la alta gerencia se impulse la cultura del cumplimiento y por lo tanto, la implementación de un programa de cumplimiento.
Procesos, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Lineamientos y Políticas
Documentar las operaciones también es un elemento esencial del programa de cumplimiento en comercio exterior, es importante, categorizar los procedimientos según su relevancia, necesidad y utilidad.
• Procesos estratégicos. Tienen que ver con la existencia misma del negocio y que son cruciales. Aquí entran las Políticas, lineamientos corporativos, códigos de ética, reportes a clientes, reportes a gobierno, matrices de escalación de problemas, etc.
• Procesos productivos. Se refiere a los que administran la operación de comercio exterior de la empresa y son de aplicación diaria o recurrente, aquí entran los de importación y exportación, pago de impuestos, apertura y cierre de pedimentos, etc.
• Procesos de soporte o procesos específicos. Aquí entran todos los procedimientos técnicos, muy específicos para dar cumplimiento a una norma, una ley o para aprovechar un programa de comercio, administrar los programas CTPAT (Customs Trade Partnership Against Terrorism), OEA (Operador Económico Autorizado), USMCA/TMEC (United States, Mexico and Canada Agreement / Tratado entre México, Estados Unidos, y Canadá), Administración de control de inventarios IMMEX (Industria Maquiladora, Manufacturera y de Servicios de Exportación) (Anexo 24), etc.
Programa de Capacitación y Entrenamiento en Comercio Exterior
Una vez identificado el marco regulatorio y que se tienen documentados los procesos, es tiempo de diseñar e implementar un programa de capacitación y entrenamiento para las diferentes áreas de la empresa.
• El programa de capacitación debe ser permanente
• Debe estar alineado con la actividad de la organización y el marco regulatorio que aplique
• Buscar nuevas formas de capacitación (Lenguaje sencillo, invitar al agente aduanal, operador logístico, etc.).
Análisis de Riesgos y Mejora Continua
Es ELEMENTAL contar con un Sistema de análisis de riesgos y auditorías internas y externas para anticipar, dimensionar y /o mitigar riesgos de comercio exterior con el siguiente enfoque:
• Encontrar errores e implementar acciones correctivas para mitigar riesgos
• Estandarización de procesos y estabilizar el sistema (“learned lessons”)
• Establecer revisiones y revalidaciones (“Re – Testing”)
Comunicación
Por último y no menos importante está el proceso de comunicar, este es un elemento permanente, que cuanto más claro y constante sea, más cooperación y soporte tendrá por parte de la organización entera.
Conclusión
Ya sea que formemos parte de una empresa de manufactura donde la mayoría de los insumos son importados, y casi el total de los productos se embarcan al extranjero. O ya sea que estemos en un hospital que importa equipo médico especializado y medicamentos de última generación. Siempre estaremos sujetos a cumplir con normas y regulaciones. Siempre tendremos riesgos, los cuales podemos anticipar y mitigar de forma exitosa si tenemos un buen programa de cumplimiento en comercio exterior
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