Los 10 Mandamientos para un Compliance Exitoso en Comercio Exterior o Trade Compliance Autor José Antonio Ávila Núñez, Director Asociado en Comercio Exterior JA del Río
El compliance se ha convertido en una palabra de moda en los últimos años, sin embargo, es entendido en la mayoría de los casos erróneamente como “cumplir a secas” con sus obligaciones legales, ya sean fiscales, ambientales, laborales y en general todas las áreas de la empresa, lo que ha resultado a un fracaso en su implementación.
Debido a la complejidad y gran cantidad de cambios en la legislación, les ha sido difícil o casi imposible a los dueños de empresas y líderes el implementar un correcto Trade Compliance. Algunos esfuerzos de las organizaciones consideran como suficiente el crear un área de compliance o contratar una persona con el nombre de “compliance officer” creyendo que con ese paso será suficiente y podrán vivir en cumplimiento.
Trade Compliance
En el área de comercio exterior por su parte, se ve reflejado cuando una empresa no tiene implementado el Trade Compliance al encontrarse errores en la operación y problemas de incumplimientos de obligaciones que causan costos o riesgos importantes desde procedimientos penales, incumplimientos fiscales, suspensiones a padrones, cancelaciones de IMMEX, Procedimiento Administrativo en Materia Aduanera PAMAS, multas entre otros.
La pregunta que tienen que hacerse las empresas objetivamente es, ¿por qué aún con un área especializada en compliance y un puesto incluso de compliance officer seguimos teniendo errores en la operación de comercio exterior?
El fracaso en el compliance es debido a que no está integrado a la organización. Para evitar los riesgos mencionados es necesario el sistematizar el cumplimiento, lo cual implica que el compliance sea parte de sus procesos aplicados, es decir, del ADN de la empresa desde el órgano de gobierno hasta los colaboradores.
10 Mandamientos del Trade Compliance
Entonces, ¿cómo podemos implementar un compliance exitoso de comercio exterior dentro de la empresa? La respuesta es aplicando los 10 mandamientos del Trade Compliance, los cuales consideran las buenas prácticas internacionales en sistemas de gestión utilizadas en las normas ISO 19600:2014 y la ahora recién publicada y certificable ISO 37301: 2021:
- No discrimines. El compliance es para todos. No existe exclusión de tamaño de empresa, si es IMMEX o no, importadora o exportadora, si es pública o privada para implementar y ahora certificarse en compliance.
- Determina tu alcance. La empresa debe determinar si en su implementación como sistema, el compliance será para toda la empresa o sólo comercio exterior.
- Administra tu compliance. Con base al alcance deben de desarrollarse políticas, procesos y procedimientos que contemplen la administración del cumplimiento en la empresa como obligatorio.
- Identifica tus obligaciones. Ya sean sólo las obligaciones de Comercio Exterior o de toda la empresa se deben de registrar y actualizarse de manera continua para mantener el cumplimiento.
- Evalúa tu riesgo de incumplimiento. Este proceso es el más importante porque afecta la continuidad del negocio, no es lo mismo una multa de dato inexacto a un delito de contrabando que implica efectos penales. Por lo que el aplicar una evaluación de riesgos (riesgos en comercio exterior) objetiva es obligatorio, lo anterior bajo una metodología internacional de riesgos y por supuesto no inventada por el consultor.
- Colabora con tus líderes. Toda la empresa debe de implementar una cultura del compliance de acuerdo con su puesto sea el CEO o un empleado base.
- Planea tu compliace. El compliance officer debe de trabajar de manera preventiva generando procedimientos que mitiguen el riesgo en la empresa, considerando obviamente más controles sobre lo más crítico, por ejemplo, una suspensión de padrón.
- Solicita tus recursos. El compliance officer debe de solicitar a la alta dirección un presupuesto que incluya recursos humanos capacitados en compliance, consultoría externa, softwares, comunicación y material de aspectos legales para cumplir todos los días con las obligaciones de la empresa.
- Documenta tu compliance. Cada área, incluso comercio exterior debe documentar sus políticas, procedimientos, auditorías, reportes y registros que deben de estar disponibles tanto para auditorías internas o externas.
- Evalúa e implementa tu mejora continua. Es necesario conocer la efectividad del cumplimiento con auditorías periódicas, generando nuevos procedimientos que corrijan y prevengan riesgos potenciales.
La recomendación para lograr un cumplimiento exitoso en la empresa es aplicar de manera obligada estos 10 mandamientos, además de rodearte con especialistas certificados en tu proceso de implementación de compliance en comercio exterior.
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