Usando la Tecnología para el Cumplimiento Aduanero, Juan Ernesto Pérez Romero, Director de Consultoría en NAD GLOBAL
Agradeciendo la oportunidad de volver a participar en esta edición, con gusto les comparto lo que, en mi experiencia, ha revolucionado la dinámica de las Operaciones de Comercio Exterior y su cumplimiento dentro de las organizaciones. Tal y como lo indicaba en una aportación previa, el uso de tecnología en el Cumplimiento Aduanero y de Comercio Exterior es básico, pero ¿qué tan básicos somos en ello?
Afortunadamente hoy existen en el mercado diversas oportunidades de Tecnología aplicada al Comercio Exterior y es maravilloso pues forma parte de la dinámica de la transformación digital inminente de nuestras organizaciones y procesos, sin embargo, aún mantenemos ciertos procesos inmersos en actividades dependientes de la mano ejecutora del especialista de aduanas o del Ejecutivo de Comercio Exterior que no permiten avanzar en la velocidad que se demanda, pues el volumen hoy en día de información, así como la fiscalización que la Autoridad es capaz de hacer con el uso de la tecnología, es exponencialmente más compleja y asertiva.
Por ello, quisiera compartir desde mi experiencia, una guía de cómo abordar esta transformación digital en materia de procesos-funciones Aduaneros y de Comercio Exterior, vía aplicaciones de Cumplimiento Aduanero (Software), mismos que hemos tenido la oportunidad de implementar con diversas empresas del Sector Maquilador, Manufacturero, así como de la Industria Terminal Automotriz y otros sectores productivos, los cuales hemos visto que es posible integrarlos a su vez con un alto enfoque de automatización de procesos y funciones para un mejor cumplimiento de comercio exterior.
- Las primeras de ellas y que son consideradas las aplicaciones “base operativas” pues de ellas depende el cumplimiento de Aduanas y Comercio Exterior, tales como:
- El Sistema de Control de Inventarios (Anexo 24 & 30) como requisito fundamental en la operación de los Importadores y empresas con programas de fomento al Comercio Exterior, así como de la Certificación en materia de IVA & IEPS.
- El Sistema de Gestión de Reglas de Origen como una de las principales ventajas competitivas de México al ser capaz de recabar distintas pruebas de origen de manera automatizadas y con debida diligencia de los proveedores, así como la emisión masiva de Certificaciones de productos que califican conforme a las Reglas de Origen de los TLC’s de los cuales México forma parte.
- El Sistema de Gestión de Operaciones Virtuales que permita automatizar, controlar, monitorear, y procesar masivamente las trasferencias Virtuales y cumplimiento de sus requisitos de control.
- El Sistema de Gestión de reportes financieros y de otras funciones relevantes de la empresa (por ejemplo, Gestión de certificaciones NOM’s, Gestor de Activos fijos, etc.) que permiten ejecutar dichas actividades confirme sin requeridas y establecen un estándar de cumplimiento al consolidar dichos procesos en 1 sólo aplicativo.
- Soportándonos a su vez en las aplicaciones de Revisión, Mantenimiento y Control que se interconectan con la tecnología de la Autoridad (VUCEM, SAT, etc.) tales como:
- Análisis de Riesgo y Gestor de DATA STAGE que permita auditar, generar métricas de análisis de operación, reportes variados de análisis financiero, etc.
- Mantenimiento, control y auditoría del Expediente Electrónico de Aduanas como un pilar fundamental dentro del Cumplimiento Aduanero.
- Y concluyendo con la integración de todos nuestros procesos mediante la aplicación de Gestión del Riesgo-Control que identifique cada una de las funciones y procesos de los aplicativos anteriores y establezca una clara política de carga de evidencias de control mínimo requerido por la alta Dirección para el continuo monitoreo del cumplimiento Aduanero y de Comercio Exterior.
No podríamos concluir sin señalar que estas herramientas de gestión no se alimentan solas ni generan información por sí mismas, deben funcionar en interacción en línea (“en vivo”) con la información de fuentes tales como:
- Del ERP tales como OC’s, Facturas, Materiales, BOM’s, Recibos, Ventas, etc.
- De la Autoridad (DATA STAGE, VUCEM, etc.)
- Del(los) Agente(s) Aduanal(es)
- De insumos de operación específicos de áreas de Logística, Finanzas, Planeación, etc.
Para ello, el área desarrollo de TI a través del rol de “Business Analyst” puede ayudar a la correcta definición por caso y tipo de información para la conectividad requerida. Este rol es fundamental para Comercio Exterior.
Finalmente te comparto 2 tecnologías que me han ayudado a exponenciar el nivel de cumplimiento en estos procesos. El primero de ellos es el uso de tecnologías RPA (A) que permiten automatizar procesos repetitivos en el área sobre todo en la operación y ejecución del día a día y sobe todo, integradas en los aplicativos de ejecución de actividades y expedientes electrónicos permiten un alto nivel de cumplimiento de forma automatizada SIN la intervención manual de una persona (para mí, algo maravilloso) y PowerBi (B) para la automatización y simplificación del análisis, revisión y control de los datos Aduaneros que en tiempo real proporcionen la visibilidad de lo que sucede con tus operaciones, tendencias y soportes de toma de decisión. Ambas tecnologías nos permiten acelerar estos procesos de transformación digital.
Y tú, ¿cómo vives la transformación digital en el Comercio Exterior? Sigamos avanzando para ser mejores.
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